Matični podaci: Osnovni sastojak za efikasnost procesa

173

Pozdrav cenjeni čitaoci! Kako smo pisali o različitim aspektima WMS-a, verujemo da većini nije nepoznanica šta ovaj sistem predstavlja i kakve koristi donosi. U ovom izdanju odlučili smo da se fokusiramo na ono što smatramo da je esencijalno za funkcionisanje svakog WMS-a, kao i većine drugih sistema.

Šta je prva asocijacija kada pomislimo na skladište? Jesu li to palete, regali, viljuškari? Naša prva pomisao je veliki broj radnika koji kao pčele lete po pozicijama i skupljaju robu. Međutim, ono što se krije iza tog fizičkog prostora i kretanja, je kompleksna baza i mreža informacija, poznatija kao matični podaci. Iako nevidljivi, oni su neophodni fluid koji pokreće sve skladišne procese, čineći ih efikasnim i pouzdanim.

Koliko su bitni kvalitetni matični podaci? Posmatrajmo to ovako: ukoliko u automobil
sipamo nekvalitetno gorivo, automobil će svakako moći da funkcioniše, ali nećemo izvući iz njega maksimalne performanse. Na duže staze rizikujemo pojavu kvarova i drugih neprijatnih situacija. Isto se događa i sa sistemom, najverovatnije će funkcionisati, ali
deleko od svojih maksimalnih performansi.


Koliko su bitni kvalitetni matični podaci? Posmatrajmo to ovako: ukoliko u automobil sipamo nekvalitetno gorivo, automobil će svakako moći da funkcioniše, ali nećemo
izvući iz njega maksimalne performanse.


Matični podaci su podaci koje sistem (u ovom slučaju WMS) koristi za rad. To su partneri (dobavljači, kupci, prevoznici, druga skladišta, adrese, GLN kodovi,…), artikli (šifre, paletizacija, barkodovi, dimenzije i težine svih jedinica, tipovi artikala, lomljivost, klase obrta, sledljivost,…) i podaci o konfiguraciji skladišta (skladišna mapa, dimenzije regala,
pripremni putevi…).

Često u razgovoru sa starijim i iskusnijim kolegama čujemo kako su u njihovo vreme
podaci o artiklima bili prava noćna mora. Njihovo prikupljanje, kontrola i sistematizovanje je bilo jako sporo i zahtevno. Proizvođači nisu bili predusretljivi po ovom pitanju, a čini se da se situacija nije mnogo promenila ni danas. Da i najsitnije greške mogu rezultirati velikim zastojima i problemima, mogu pokazati par „banalnih“ primera iz prakse:

  • ČOKOLADICE ZA SVE!” – Porudžbina za nekoliko čokoladica je upravo stigla. Nakon obrade dokumenta u WMS-u, sistem upućuje radnike da svako uzme po jednu čokoladicu. Radnici su zbunjeni, a negodovanje se širi skladištem (ubeđeni smo da su pomislili u tom momentu da je njihova uprava bacila pare na sistem koji ne zna da izvrši jednostavan proračun). Ispostavilo se da su podaci za ovaj artikal permutovani i da je svaki komad bio dužine i širine preko 1 metar. Bila bi to jako ukusna pauza da ova greška nije angažovala sve raspoložive resurse.
  • PALETA NI NA NEBU NI NA ZEMLJI” – Zbog loše paletizacije artikla koji je upravo pristigao u magacin, viljuškarista dobija zadatak da paletu uloži na zonu prepunjenog
    skladišta (warehouse full). Možda to i ne bi bilo toliko čudno, da skladište nije otvoreno pre nekoliko dana, i da je punjenje magacina tek otpočelo. Viljuškarista gleda u prazne
    regale i razmišlja o tome kako bi već davno završio ovaj posao sa starim sistemom – ostavi robu gde god želiš.

Sa druge strane imajte u vidu i to da, kada nema jasnog fokusa i kada se sakupljaju nepotrebne količine podataka, možete se osećati kao da nosite šator u kafanu, sa svom
opremom za piknik. Taj osećaj težine i nepotrebnog tereta postaje sve izraženiji kako se podaci gomilaju. Ovakvo sakupljanje nepotrebnih podataka nije samo opterećujuće, već i
kontraproduktivno, jer otežava proces donošenja odluka i usporava rad. Fokusiranje na bitne informacije i izbegavanje nepotrebnog “nošenja šatora” može značajno olakšati rad i
poboljšati efikasnost poslovanja.

Važno je napomenuti da nisu u svim industrijama precizni matični podaci uvek prioritet. U branšama koje obuhvataju stotine hiljada različitih artikala, koji nisu paletizovani, imaju
ograničen „životni vek„ u skladištu – sakupljanje i ažuriranje tolikog broja podataka je praktično nemoguće, a i nepotrebno. Zbog toga se često primenjuje drugačiji pristup, koji uključuje rad sa fiktivnim ili hipotetičkim podacima. Ovaj pristup može dovesti do gubitka nekih funkcionalnosti koje WMS nudi, ali negde je to manje važno, od recimo brzine i
tačnosti otpreme, ili obrnuto.

Svi znamo da skladište nije izolovani entitet, već deo šireg sistema koji se sastoji od više podsistema. Optimizacija svakog podsistema pojedinačno ne garantuje postizanje ciljeva celokupnog sistema. Stoga je neophodno prilagoditi pristup i fokusirati se na aspekte koji su ključni za postizanje celokupne funkcionalnosti i efikasnosti sistema.

Pre, tokom i nakon implementacije rešenja, Logit se zajedno sa korisnicima trudi da matični podaci budu pravi čvrst osnov sistema koji koristi 110% svojih performansi. Naši konsultanti zahvaljujući svom iskustvu daju preporuke, savete i ukazuju na rizike sa kojima su se susretali u dosadašnjem radu. Svakako da koristan alat za merenje i tačnost podataka može biti measure box (alat za merenje dimenzija), ali za početak lenjir i vaga mogu biti dovoljni. Takođe, pravi početak za prikupljanje podataka je odmah – nema potrebe za odugovlačenjem i čekanjem određene faze projekta implementacije.

Matični podaci su preduslov za uspeh i efikasnost u skladištu. Bez njih, sve bi bilo kao lutrija – nikada ne znate šta ćete dobiti. Uz prave podatke na pravom mestu, možete
osigurati da vaše skladište radi kao dobro podmazana mašina. Zato nemojte podcenjivati važnost matičnih podataka – oni su ključ uspeha!

Nebojša Perišić i Miloš Đoković, Logit Solutions